Les défis
Toute société ou organisation possédant un ou plusieurs conseils d’administration est confrontée à un problème bien simple : comment distribuer efficacement l’ensemble de la documentation aux administrateurs?
Les défis sont nombreux lorsque vient le temps d’améliorer l’efficacité de la distribution et de la consultation de la documentation.
- La quantité de documents qui doivent circuler est élevée.
- Les documents changent constamment de version d’une séance à l’autre, ou encore pendant une même séance de conseil.
- La taille des fichiers est souvent imposante, rendant difficile la diffusion par courrier électronique.
- Puisque les fichiers sont rarement centralisés, l’archivage des documents n’est, en conséquence, pas structuré. Dans la mesure où les documents sont archivés de manière centralisée, il est très rare que des outils de recherche performants permettent de trouver rapidement les documents pertinents. La recherche de documents entraîne donc d’importantes pertes de temps.
Une solution toute simple
CAdoc Manager est une solution technologique simple qui répond aux défis de gestion documentaire des conseils. Cette solution combine à la fois la puissance des outils Medianamik pour la gestion des contenus Web et de Mediasend pour la diffusion de courriels stylisés.
Elle permet de limiter l’accès aux administrateurs en fonction des conseils auxquels ils siègent.
Du côté de l’utilisateur :
- CAdoc Manager donne accès à une interface qui permet de consulter les différents documents classés par séance d’un même conseil. Les séances passées sont archivées par année et accessibles en tout temps.
- Les administrateurs sont avisés par courriel lors de la mise à jour de certains documents sur la plateforme. Le courriel présente un hyperlien qui dirige vers le site intranet.
- Les accès sont limités en fonction des conseils ou comités auxquels siègent les administrateurs dans le cas où l'organisation possède plusieurs conseils ou comités.
Du côté de l’administrateur du système :
- CAdoc Manager permet de gérer facilement les accès et de mettre à jour les documents sur la plateforme, le tout étant classé par conseil (ou comité) et par séance.
- CAdoc Manager permet de gérer facilement les envois aux administrateurs de société pour les aviser des mises à jour, le tout à partir d’un gabarit graphique prédéfini.
- Autant le gabarit de courriel que le design de l'interface utilisateur sont personnalisés aux couleurs de l’organisation et en fonction de sa charte graphique.
Et la gestion des confirmations de présence?
Un adjoint administratif ou le secrétaire du conseil est souvent appelé à gérer les confirmations de présence pour coordonner les aspects logistiques d’un conseil et pour s’assurer d’atteindre le quorum, s’il y a lieu. Un simple module de confirmation de présence peut être ajouté à la plateforme pour automatiser entièrement la gestion des confirmations de présence. Vous n’aurez qu’à consulter la liste des présences et à l’imprimer au besoin.
